Выживание в Корпоративном Amercia: Часть 1 - электронная почта
Есть высказывание, которое идет, лучшее нарушение - большой defense. Никуда это не применено лучше в корпоративном мире как в интеллектуальном использовании электронной почты. В этом возрасте технологии электронная почта - многоцелевой инструмент, который может быть приспособлен в организационные образцы каждого пользователя. Во-первых, мы вытащим основной do's и don'ts из пути.
Не используйте свой адрес работы, заполняя формы на внешних участках. Это может принести большое количество СПАМА, который может привести в готовность Ваш ЭТО отдел в наблюдение Ваших действий более близко. Свободный Интернет, базируемый почта, такая как Hotmail, является Вашими лучшими вариантами.
Не передавайте сомнительный материал сотрудникам. Особенно в больших компаниях, где у Вас может быть больше чем один Джон Smith, работающий, посылка любых сексуально явных, или наступательных материалов неправильному человеку могла уволить Вас. И не забывайте, Большой брат всегда наблюдает. У разработки программного обеспечения есть досягаемость пункт, где ЭТО события могут просмотреть Ваши электронные письма для ключевых слов, и рассматривать сообщение самостоятельно.
Никогда не отошлите электронную почту в гневе. Письменное слово - сильная вещь. Сердитая почта может выделить волнение ответов, с расширяющимися реестрами рассылки документов. Если Вы были неправы, даже один пункт на Вашем многократном нападении пункта, все содержание будет подлежащим критике. Если Вы были правы, все в том списке, и все, кто услышал об этом, будет опасающимся о Вас в некоторый момент в будущем.
Те основные примеры известны больше всего, но сопровождаются немногими. Не давайте Вашей компании преимущество перед Вами, особенно тот, которого, возможно, избежали так легко. Компании подвергаются постоянному развитию, через приобретения, уменьшение массы, перемещая центр. Вы никогда не знаете, о ком Вы собираетесь сообщить, или на какую компанию Вы можете закончить работы. Правила, описанные здесь, и основной и передовой, должны быть применены всегда, включая отношения с Вашими Продавцами. Или через взаимный проект, или через слияние компаний, Вы можете работать с кем-то, Вы имели обыкновение сидеть на сторонах противоположностей против. Продолжать работать, как лучше всего защитить себя помогают с электронной почтой, так не торопитесь, чтобы узнать, как использовать систему Вашей электронной почты до ее самой полной степени. Вот некоторые для передовых подсказок, чтобы следовать:
Шаг 1
Организуйте свои местные папки в детальные категории. Как Вы хотите делать так, это иждивенец на обоих человек, на положении, они имеют. Если Вы будете управлять штатом, то Вы будете хотеть разломанное, на называет, и годы. Если Вы воздействуете прежде всего на проекты, то Вы будете хотеть различные проектные названия и продукты. Только попытайтесь не иметь больше чем 1 подпапку. Файлы потеряны, если Вы должны попробовать и выглядеть слишком глубокими.
Шаг 2
Sectionalize вся Ваша электронная почта в те папки. Если потребности специфической электронной почты, которые будут развиты, то установленный флаг, чтобы напомнить Вам. Лучше всего, чтобы установить Ваши флаги по крайней мере один - два предшествующие дня, таким образом это не захватывает Вас врасплох.
Шаг 3
Если Ваш местный входной почтовый ящик забивает Ваш компьютер, сохраните все свои файлы к компакт-диску, портативным устройствам, или некоторому другому средству хранения. Вам, вероятно, придется связаться с Вашим ЭТО отдел для большего количества деталей. Удостоверьтесь, что Вы должным образом идентифицируете каждую сохраненную единицу сдерживания для легкого информационного поиска.
С этой продолжающейся системой с 3 шагами Вы будете в состоянии лучше защитить себя против ежедневных проблем, которые случаются в корпоративном мире. Вот некоторые примеры того, как Вы можете использовать электронную почту в ваших интересах:
Подтвердите все в письменной форме. Некоторые менеджеры отказываются послать Вам детали их запросов в письменной форме. Они будут говорить с Вами об этом и ожидать, что Вы будете делать заметки или помнить. Однако, если кое-что пойдет не так, как надо как прямой результат осуществления их заказа, то большинство менеджеров не будет принимать ответственность. Я был свидетелем этого больше раз, чем я хочу помнить.
Чтобы сражаться с этим, я развивал прекрасный защитный механизм. Я зарегистрировал бы запрос, deliverables, и действия, которые будут взяты как направлено моим боссом, и отослал бы это назад к ним в письменной форме. Я НЕ попросил бы ответ, и при этом я не скопирую другие, если они не были вовлечены на том же самом уровне со мной (директива команды). Это было достаточно, что мы знали, что я мог защитить меня. Это невербальное действие также позволило отношениям работы продолжаться дружески.
Держите все. Посланные папки, почта компании, приложения, представления, даже Ваша удаленная почта. При этом, Вы будете в состоянии противостоять любой дезинформации, направленной к Вам. У заявлений всей электронной почты есть фильтр поиска, который Вы можете использовать, чтобы легко найти то, что Вы ищете. Вам, вероятно, придется разобрать через сотни электронных писем тем же самым человеком, но это стоило бы это.
На некоторые агрессивные электронные письма нужно сначала ответить лично. Есть люди, которым нравится притворяться, что они - Наполеон в электронных письмах, но когда Вы встречаете их, они только коротки. Наполеоновские характеры самостоятельно запуганы когда вызвано, чтобы выразить словами их проблемы. Как только проблема улажена, только тогда сделайте ответ все, что начинается со слов, Поскольку мы обсуждали?
Никогда не участвуйте в письменных залпах. Если люди начинают добавляться к реестру рассылки документов, прервите следующий ответ. Электронные письма никогда не должны быть заменой для обсуждения. Момент Вы говорите это начало случиться, Вы должны отослать свою следующую электронную почту с Чтобы найти решение, может мы настраивать мост, чтобы обсудить further. Вы можете также только назвать человека непосредственно, хотя это должно быть сделано тем же самым тоном.
Когда Вы должны ответить, на то, что может только считаться нападением, через электронную почту, затем занять время, чтобы найти, что объективная 3-ья сторона прочитывает ее. Важно, что Вы не уезжаете из отверстий или промежутков в Ваших аргументах. Вы должны удалить всю эмоцию из своего текста, и концентрат на основных фактах. Что еще более важно тон должен всегда сосредотачиваться на решении проблемы, и на решении для того, что подвергается нападению.
Руководители всегда ищут людей, которые могут остаться объективными, и кто не указывает пальцами. Письменное слово может служить Вашим лучшим примером поддержания тех качеств. Когда проблема наращивается к выполняющемуся уровню, Вы не хотите их смотрящий на Вас как горячая голова, или бульдог.
Об Авторе
